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財務外包


  財務外包 

  財務外包,是近年來在發展較快的,是企業將財務管理過程中的某些事項或流程外包給外部專業機構代為操作和執行的一種財務戰略管理模式。財務外包根據其外包形式可分為傳統財務外包和現代網絡財務外包。
  相關內容
  財務外包在西方發達國家發展較快的一種財務管理模式,美國是最早進行財務外包服務的國家。主要是將整個財務管理活動根據企業的需要分解成若干模塊,如總賬核算、往來賬款管理、工資管理、固定資產管理、系統報表、納稅申報等模塊,將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢 的部分外包給那些在該方面居于行業領先水準的專業機構處理,如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、 將應收帳款外包給收帳公司去管理等。隨著經濟全球化的到來和互聯網技術的高速發展。財務外包領域開始不斷的拓展,不僅限于交易管理,還包括了財務分析、風險管理等,逐漸成為了增加企業活力的方式和進行業務轉變的戰略武器。
  分類:
  傳統外包
  傳統財務外包主要是將整個財務 管理活動根據企業的需要分解成若干模塊,如總帳核算、往來帳款管理、工資核算、固定資產管理 、報表系統、納稅申報等模塊, 將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢的部分外 包給那些在該方面居于行業領先水準的專業機構處理 。如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、將應收帳 款外包給收帳公司去管理等。
  網絡外包
  現代網絡財務外包是利用提供財務應用服務的網絡公司(如ASP,即應用服務提供商)搭建的網絡財務應用平臺,通過合同或協議的形式,企業將全部或部分財務系統業務外包給服 務商,由服務商通過互聯網上的專營網站替代企業執行財務操作流程及財 務信息的生產職能,而分析、決策的職能仍由本單位高層財務管理人員執 行,同時服務商保證財務信息質量并給予必要的咨詢和指導的一種財務外 包方式。現代網絡財務外包是網絡技術普及后傳統財務外包發展的高級形 式,各項外包財務職能通過網絡技術平臺形成有機的邏輯聯系,這種方式 還可以實現整體財務職能的外包,而且效率極高。
  外包形式:
  傳統財務外包主要是將整個財務管理活動根據企業的需要分解成若干模塊
  財務外包,如總帳核算、往來帳款管理、工資核算、固定資產管理、報表系統、納稅申報等模塊,將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢的部分外包給那些在該方面居于行業領先水準的專業機構處理。如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、將應收帳款外包給收帳公司去管理等。
  現代網絡財務外包是利用提供財務應用服務的網絡公司(如ASP,即應用服務提供商)搭建的網絡財務應用平臺,通過合同或協議的形式,企業將全部或部分財務系統業務外包給服務商,由服務商通過互聯網上的專營網站替代企業執行財務操作流程及財務信息的生產職能,而分析、決策的職能仍由本單位高層財務管理人員執行,同時服務商保證財務信息質量并給予必要的咨詢和指導的一種財務外包方式。現代網絡財務外包是網絡技術普及后傳統財務外包發展的高級形式,各項外包財務職能通過網絡技術平臺形成有機的邏輯聯系,這種方式還可以實現整體財務職能的外包,而且效率極高。
  工資外包
  這樣可以很好地解決員工工資保密性問題。所有的信息都在服務商那里,企業內部員工無法打聽。員工的工資外包是國外最受歡迎的財務外包形式,在美國有五分之一的企業把員工的工資、福利待遇等外包。
  稅務外包 引
  國內企業在稅務方面對政府依賴性強, 國內的稅務制度十分復雜,合規性要求很高,一旦違規將支付很高的成本。企業難以在內部找到足夠精通稅務的員工,所以國內企業稅務外包機會很多。國外企業在進行經濟交易之前,都以稅務優先,需要咨詢稅務顧問,還經常請稅務顧問對公司財務進行健康檢查以降低成本。
  財務報告外包
  中國的企業在經營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監管部門的監督,監督的主要形式是對財務報告進行審查,而且公司還要將財務報告提供給各種類型的利益關系人。財務報告是否滿足各主體的要求,是否符合會計制度和準則的規定,對企業的發展至關重要。因此,企業可以選擇專業服務機構來編制財務報告。
  差旅費和招待費外包
  對于企業而言,差旅費和招待費不是小問題,往往占了費用的相當大比例。而且,這兩種費用的控制比較復雜和繁瑣,企業往往是鞭長莫及,是違規違紀多發地段。要想管理好,需要大量的專業人員和十分具體和詳細的制度。例如,什么級別的員工出差住什么標準的房間,乘坐什么類別和級別的交通工具,什么級別的員工有多大的招待費金額及授權等等。這些制度均需要詳細規定并定期監督檢查執行情況,給企業管理帶來很大的復雜性和內耗。因此,將差旅費和招待費外包給專業化的服務商,可以及時反饋費用支出信息,幫助企業監控費用預算執行情況,外部監管部門也比較能夠認可支出的合法合規性。而且,這些服務商往往與酒店和交通部門采取業務協作的方式,還可以取得較好地價格折扣,降低差旅費和招待費支出。
  應收帳款外包
  應收帳款對企業特別是商業流通性企業的財務管理十分重要,如果因管理不善而出現大量拖欠,會給公司造成資金緊張、壞帳損失等不良后果,嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收帳款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力,而且需要的專業化管理能力較高。所以,應收帳款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題,提高資金運轉效率,具有較大的市場前景。
  由此可見,企業不僅可以將工資、報告、應收帳款等外包,還可以委托外部專業公司設置財務制度和納稅咨詢、編制工程預算決算和單位審計任務等等。財務外包的內容可以是一個部門,也可以是一項業務,甚至是一項具體的財務職能。
  基本原則:
  在決定把應收賬款、薪酬管理或其他財務方面的業務外包出去之前,先仔細地考慮一下,從長遠的角度來說,這樣做的效果是否比在企業內部自己處理更好。企業可以參考以下的指導原則:
  正確選擇
  只有當出現迫切的理由時,企業才應該考慮進行業務外包。而且,企業
  必須能夠確定,從長期來講,將這些業務外包的效果要比自行處理更好。
  合適伙伴
  在選擇外包合作伙伴的時候,企業應該重點尋找的服務商,必須是那些對其業務有所了解,并且能夠提供適當水平的服務的公司。和其他規模相近、情況類似,并且曾經和外包服務商打過交道的企業進行交流,會是一個幫助你掌握情況的好辦法。雖然節省成本是進行外包的一個主要目的,但是如果采用價低者得的方式則不會有什么好的收效。這樣做通常會使企業陷入被拖欠付款的境地,因為服務商的成本使得它們的服務無法及時跟進。
  制定指標
  管理者一旦確定了要外包的業務類型和具體內容,下一步就是擬訂一份合同或服務協議,具體闡明合作關系中雙方的責任和義務,以及用于評估這一關系的相關指標。對大多數企業來說,最困難的就是如何在把成本進行具體細分和制定令人頭痛的績效評估標準之間取得平衡。要找到一個平衡點,企業必須找出績效的5個最主要的動因,并且為每個動因制定5項評估指標。這些指標不能是主觀的,而且不能被任意解釋。它們必須能夠被清楚地量化,而且具有客觀性,比如說完成一項交易所需要的時間,或者是交易成本。
  一旦指標被確立,在外包合作關系開始之前,企業就應該給每項指標制定相應的績效標桿,也可以使用最佳實踐的數據作為提高績效的指引。
  保障過渡
  在整個的外包過程中,最大的挑戰可能就是如何在保持業務的正常運作不受過多影響的前提下,使這個外包業務能夠順利過渡。要做到這一點,企業就必須考慮專門為此設立一個項目辦公室,由首席財務官或其他有著重大影響力的企業成員發起并主導這一過程。
  決定能否順利過渡的另外一個環節是溝通和人員管理的問題。讓企業里的每個人都知道你在做什么,為什么要這么做,外包的合作伙伴是誰,以及這個決定會起到什么樣的效果。這些對于確立起員工對這一過程和外包決策的信心和鼓舞士氣是非常重要的,同樣,它們對于爭取員工在過渡時期和建立良好外包合作關系上的配合也是很重要的。如果有人會因此丟了飯碗(或者認為會因此而丟飯碗),那么企業可能就要提供額外的獎金來留住核心人員。
  避免對外包商的過分依賴
  企業通過財務外包的方法來擺脫財務管理失控的局面,獲得較高品質的專業服務,可以說已經得到了廣泛的認可。但是,企業很可能會因為長期依賴外部條件,形成永久性弱視,從而喪失自身財務在計劃制定和決策支持方面的能力。隨著企業的發展壯大,業務量達到一定程度時,企業要有意識地擺脫對財務外包的過分依賴。在外部咨詢力量的幫助下,建立健全自己的財務組織和財務流程,否則將難以適應物流、應收賬款和現金流管理日益增長的壓力。只有這樣才能讓財務外包真正成為公司進一步發展的戰略資源。
  財務外包主要優點
  1.降低企業資本性支出和費用成本
  據IBM的全球財務總監(CFO)調查顯示:信息化、外包和共享服務是現代企業三種最有效削減成本的途徑。隨著現代財務管理的規范化和電算化的發展,企業必須購買相應的財務軟硬件設備,而這些設備設施的購買成本非常昂貴。
  財務外包后,首先,企業不需要為完成一些財務職能而購建相應的軟硬件設備,這樣可以減少一次性資本支出,節省軟件調試費用。
  其次,財務外包使企業避免系統運行所需的日常維護成本和系統的升
  財務外包級成本,不會被財務軟件和硬件系統的日常維護工作困擾,從而真正將資源投放在提高企業管理水平及發展企業自身的核心競爭力上來。而且,財務外包可根據實際使用外包服務的情況逐期發生運營費用,均衡了企業的運營費用。
  財務外包將企業業務繁雜、價值含量小的環節或者企業并不擅長的環節進行外包,可以削減開支,而且能通過外包商獲得的規模效應從而享受極低的外包成本。
  最后,財務外包降低了人工成本。企業財務外包避免了維護財務管理應用系統雇傭的IT人員和從事外包環節的財務人員的成本,尤其是IT人員,其成本往往高于企業整體人員的成本水平。不僅如此,財務外包還可以減少大量的附加成本,包括休假、福利、加班費等。從國外企業外包的實踐來看,外包能夠大幅降低企業成本。
  2.改善企業管理質量,提高工作合規性,增強財務透明度
  財務中的某些流程外包,必然會給管理者節省一些時間,管理者可以利用這些時間去關注企業的主營業務,提高管理質量。而且,財務外包打破了財務管理的空間、時間界限,實現財務工作的在線辦公,大大提高了工作效率,準確及時的財務信息可以使企業決策更加科學,更為迅速地應對市場的變化。
  3.突出主營業務,接觸新管理理念的便捷途徑
  財務外包屬于一種商業手段,目標是要實現內外部最優資源的整合,提升企業競爭力。隨著市場經濟的發展,在追求價值最大化的驅動下,企業間的競爭也日益增強,促使企業努力提高各方面的比較優勢,以便在競爭中獲勝。作為一個企業,資金、人員等方面的資源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主輔不分。這就使企業不得不將有限的精力專注于自己的核心領域,集中發展和管理核心部門,突出主營業務優勢,占據更大的市場份額。財務外包一方面可以突出企業的主業,另一方面可以借用外部機構的專業優勢來實現和挖掘外包流程的增值潛力。
  財務外包服務商的性質和使命決定了它一般是市場上同類業務的領先者,具有先進的管理理念和技術手段。財務外包不僅使企業獲得高質量的服務效果,而且可以使企業的相關人員接觸該行業的先進財務管理方法,這對企業人員是一種最直接的培訓和技術轉移。而且外包服務商還可以給企業提供先進的技術幫助,幫助企業改善管理水平。如工資發放業務,美國的普華永道事務所就會給公司提供比較深入的計劃,在不影響員工士氣的情況下,安排福利的標準、人員的調撥以及幫助員工迅速適應當地環境等。通過他們的服務,企業借鑒并采用了一些先進的管理方式,受益匪淺。
  4.更好地管理人力資源
  財務外包不僅能夠降低成本,而且有利于人事管理。由于財務部門的特殊性,許多崗位不能兼職,只能分設,如出納不能兼會計檔案管理工作等;財務部門為了防范風險,還需定期進行崗位輪換或強制休假;財務軟件運行和維護也需要一定數量的IT人員。因此,一般企業的財務部門人員較多。人員越多,人際關系越復雜,越不利于人事管理。外包后,不僅可以減少大量的相關業務人員;而且也避免了由于員工的工作情緒、傷病事假而引起的人員更換帶來的工作不連貫,消除了人事經理甚至總經理為管理這些人員花費的時間和精力,他們可以利用這些時間更好地協調、管理現有的人力資源管理工作。
  服務流程
  準備程序
  1.與潛在客戶溝通,了解客戶合作意向。
  2.為了更周到地為客戶提供良好的服務,深入了解客戶公司以下內容:公司成立的時間、所屬行業、營業收入狀況、主要流轉稅為增值稅的,是增值稅一般納稅人還是小規模納稅人,或營業稅的納稅人。企業所得稅是查賬征收還是核定征收。公司是外資、中外合資、內資等。公司的員工人數。
  3.報價。根據第二條了解客戶情況后,結合公司的服務定價政策,初步向客戶提供報價。
  4.登記客戶意向表。
  5.跟蹤客戶至少3次,并與客戶達成或上門作進一步溝通計劃。
  簽訂協議
  1.與客戶達成合作意向后,就客戶提出的服務開始日期、服務期限、服務內容、服務價格等初步協議轉交客戶。
  2.若與客戶達成一致意見,則簽訂服務協議,否則將服務條款修改后直到客戶滿意后簽訂最終協議。
  執行協議
  1.財務顧問與客戶相關人員初步確定第一次服務前的工作準備。服務前的準備工作具體內容如下:
  (1)確定客戶專職或兼職出納人員。
  (2)財務顧問指導出納建立內部管理用現金與銀行存款日記賬。
  (3)指導客戶日常資金暫支單和費用報銷單等單據的填制和辦理工作。
  (4)要求客戶提供:營業執照與稅務登記證復印件,稅務局批準的稅種及稅率表復印件。
  (5)要求客戶提供客戶單位所屬稅務局地址、稅務專管員姓名及聯系方式。
  (6)客戶出納人員每月25日將費用報銷單、暫支單、發票、銀行往來收據、工資及社保金明細表、原材料、半成品、產成品、庫存商品等出入庫單、購銷發票、經濟合同等資料快遞銳卓公司指定的財務顧問。
  2.做賬。每月25日至30日財務顧問整理發票并及時做賬。做賬過程中,對不確定的問題如發票等資料短缺或內容不清楚的問題及時與客戶方溝通。
  3.報稅。每月1號至10號填制稅務報表資料并指導客戶出納劃轉稅款。
  4.需到客戶稅務局國、地稅報稅的,由財務顧問或客戶出納上門報稅。實行網上申報的,進行網上申報。
  5.財務顧問將稅單、財務報表、納稅申報表、記賬憑證等資料快遞給客戶公司。
  6.財務顧問就稅務局提出的問題及最新財稅政策及時反饋給客戶。
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