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如何管理應收和催收貨款

一、在銷售合同中明確各項條款

在與經銷商簽訂銷售合同時,要注意以下事項,以避免日后處理應收帳款時與經銷商產生分歧而帶來經營風險:

1.明確各項交易條件,如:價格、付款方式、付款日期、運輸情況等。

2.明確雙方的權利和違約責任。

3.確定合同期限,合同結束后視情況再行簽訂。

4.加蓋經銷商的合同專用章(避免個體行為的私章或簽字)。


二、定期的財務對帳

財務要形成定期的對帳制度,每隔三個月或半年就必須同經銷商核對一次帳目,以下幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差,廠家要尤為重視:

1.產品結構為多品種、多規格。

2.產品的回款期限不同,或因經營條件的不同而同種產品回款期限不同。

3.產品出現平調、退貨、換貨時。

4.經銷商不能夠按單對單(銷售單據或發票)回款。

5.要主動拒絕用貨款墊支其它款項(客戶返利、破損產品貨款、廣告款、終端銷售推廣費用等)。

以上情況會給應收帳款的管理帶來困難,因此要制訂一套規范的、定期的對帳制度,避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死帳現象,同時對帳之后要形成具有法律效應的文書,而不是口頭承諾。


三、對產品鋪貨率的正確理解

如果產品鋪貨率提高,會增加銷售機會(提高了消費者的購買便利性),但應收帳款和經營風險也同時增加;如果降低鋪貨率,經營風險雖然降低了,但達不到規模銷售的目標。所以正確、合理的解決產品鋪貨率問題,對降低應收帳款,保證貨款的安全性是有幫助的。因此我們建議在產品不同銷售階段、或根據產品不同的銷售策略、或根據市場推廣的強弱勢而采取不同的產品鋪貨政策。


四、減少賒銷、代銷運作方式

銷售人員為了迅速占領市場,或為了完成銷售目標而采取賒銷、代銷的運作模式。這種銷售模式是經銷商拖欠應收貨款的土壤,并極易造成呆、死帳的出現。我們要制訂相應的銷售獎勵政策,鼓勵經銷商采取購銷、現款現貨等方式合作,盡量減少賒銷、代銷的方式。


五、制定合理的激勵政策

我們在制定營銷政策時,要將應收帳款的管理納入對銷售人員考核的項目之中,即個人利益不僅要和銷售、回款業績掛鉤,也要和應收帳款的管理聯系在一起,制訂合理的應收帳款獎罰條例,使應收帳款處在合理、安全的范圍之內。


六、建立信用評定、審核制度

在實際工作中,真正能夠做到現款現貨的經銷商很少,我們要建立信用評定、審核制度,對不同的經銷商給予不同的信用額度和期限(一般為半年)。對經銷商的信用管理要采取動態的管理辦法,即每半年根據前期合作情況,對經銷商的信用情況重新評定。


經銷商的監管

一、建立完善的經銷商開戶制度

當廠家開拓新的市場或對目標市場進行細分時,對經銷商選擇時進行充分、科學的評估是必要的,這不僅為將來的銷售尋找一個合作伙伴,同時也降低了日益激烈的市場競爭所帶來的經營風險。當我們面對著“買方市場”這個實際情況時,這是一個事半功倍的工作。

因此,合作前對經銷商進行評估就顯得尤為重要。評估的內容應包括:

1.經銷商的資信狀況。

包括:企業發展狀況、在行業中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評價等。

2.經銷商的財務狀況。

包括:企業的性質、注冊資金、資金來源、固定資產、流動資金、企業欠債情況、還債能力、經銷商應收帳款等。

3.經銷商的經營狀況。

包括:公司發展方向、負責人經營理念、主營銷售渠道、是否有本行業的經驗、是否有經銷競爭產品、是否有代理暢銷產品、銷售隊伍、銷售規模、倉儲、物流配送系統等。

包括:社會地位、家庭背景、個人背景、家庭成員、婚姻狀況、個人愛好、不良嗜好等。


二、對已合作經銷商的監管

1.強化經銷商的回款意識。

經銷商在處理應付帳款時,會根據以下的原則而選擇先后支付順序。

a 對經銷商利潤貢獻的多少。

b 代理產品銷售金額的多少。

c 代理產品在經銷商心目中的地位。

d 客情關系的維護程度。

e 廠家對貨款管理的松、緊程度。

要經常性地強化經銷商的回款意識,將本公司的付款順序排列在前面,成為經銷商的第一付款順序是我們的目標和努力方向。

2.控制發貨以減少應收帳款。

按照經銷商實際的經營情況,采用“多批少量”的方法可以有效地控制應收帳款。根據個人以往經驗,以每月發貨1~2次為宜,即每次發貨量為經銷商15~30日的銷售量。

3.適當的通路促銷以減少應收帳款。

根據20/80原則,對于20%這部分重點客戶的應收帳款的管理,是應收款管理的重中之重。實行通路促銷政策,可以有效地降低廠家的應收帳款。但此種方式應謹慎使用,不宜過瀕(一年一次為宜)。同時建議:在年中以通路促銷為條件、在年末以年終返利為條件促使重點大客戶降低應收帳款。

4.建立經銷商的庫存管理制度。

通過對經銷商庫存的動態管理(銷售頻率、銷售數量、銷售通路、覆蓋區域等),及時了解經銷商的經營狀況,保證銷售的正常運轉,有效地控制應收帳款。


三、經銷商發生欠款的危險信號

在日常經營、管理中,經銷商出現的一些信息,對廠家貨款的安全性是有警示作用的。如:

1.辦公地點由高檔向低檔搬遷。

2.頻繁轉換管理層、業務人員,公司離職人員增加。

3.受到其他公司的法律訴訟。

4.公司財務人員經常性的回避。

5.付款比過去延遲;經常超出最后期限。

6.多次破壞付款承諾。

7.經常找不到公司負責人。

8.公司負責人發生意外。

9.公司決策層存在較嚴重的內部矛盾,未來發展方向不明確。

10.公司有其他的不明確贏利的投資(投機)如:股票、期貨等。

11.不正常的不回復電話。

12.開出大量的期票。

13.銀行退票(理由:余款不足)。

14.應收帳款過多,資金回籠困難。

15.轉換銀行過于頻繁。

16.以低價拋售商品(低于供貨商底價)。

17.突然下過大的定單(遠遠超出所在區域的銷售能力)。

18.發展過快(管理、經營不能同步發展)。

當經銷商出現以上危險信息時,廠家采取果斷、迅速的應變措施,可以降低應收帳款的回收風險。


銷售人員的監管

拖欠時間(月) 1 2 3 6 9 12 24

成功率 93% 85% 73% 57% 42% 25% 13%

一、加強銷售人員的原則性

在實際的銷售管理過程中,我們會感覺到銷售人員總是幫助經銷商向廠家索要更多的利益。銷售人員如何處理廠家與經銷商的關系是一個重要的課題。我們經常聽到:“廠家和經銷商要達到共贏”,可是要真正做到這一點談何容易。所以銷售人員在同經銷商維持良好的客情關系的同時,一定要加強他們的原則性,也就是銷售人員的同情心和職業道德之間的關系,不折不扣的執行公司制定的銷售政策(應收帳款管理)。

二、加強銷售人員的回款意識

我們應該銷售人員培養成良好的習慣:貨款回收期限前一周,電話通知或拜訪負責人,預知其結款日期;期限前三天確定結款日期,如自己不能如約應通知對方自己的某一位同事會前往處理,如對方不能如約應建議對方授權其他人跟進此款;在結款日一定按時前往拜訪。

1.因為時間是欠款者的保護傘,時間越長,追收成功率越低。

2.最后收款期限。

a 客戶拖欠之日數,不應超過回款期限的1/3;如超過,應馬上采取行動追討。

b 如期限是30天,最后收款期限不能超過40天。

c 如期限是60天,最后收款期限不能超過80天。

d 如果不馬上追討,相當于將回款的機會讓給別的公司,同時本公司的經營風險就相應的提高。


三、加強銷售人員終端管理、維護能力

建立一套行之有效的終端維護的管理辦法,不僅可以降低經銷商的經營風險,確保廠家貨款的安全;同時也可以提升銷售業績,提高公司形象、產品形象在經銷商中的地位,這對及時清欠應收帳款都是有益的。

我們要記住:

要確保廠方的銷售回款,就要確保經銷商的銷售回款。

要廠家的生意提高,就要確保經銷商的生意。


四、提高銷售人員追款技巧

銷售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色,在日常工作中要加強銷售人員在這方面的培訓:

1.運用常識。

2.追討函件。

3.豐富、完善的客戶資料檔案。

4.讓對方寫下支付欠款的承諾函件,并加蓋公章。

5.與負責人直接接觸。

6.錄音.

7.向警方求助。

8.謹慎從事。

9.豐富自己財務、銀行等方面的知識。如:支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。


五、零售終端經營不善的危險信號

在日常拜訪中,檢查零售終端的經營狀況是終端代表重要工作之一,當終端出現下列狀況時,我們就要特別的謹慎,應及時將此信息通報給經銷商,避免經銷商的經營損失:

1.正常的營運費用無法支付(如:房租、水電、工資)。

2.商場負責人無正當理由的突然失蹤。

3.商場業務人員的頻繁更換。

4.商品大打折扣(低于供應商的底價)。

5.頻繁的有商家退出經營。

6.貨架出現大量的空位。

7.大量使用禮品劵,抵供應商的貨款。

8.大量的無法兌付的空頭支票。

9.不正常的盤點。

10.商場沒有人氣。


成功追收應付帳款

一、應收帳款的處理方法

1.銷售資料(收貨單據、發票等)是否齊備?內容是否準確無誤?

2.準時給予文件;其實越早給經銷商發票,貨款回收可能越早,同時要確認經銷商收到發票。

3.完善客戶跟進制度:客戶接觸率與成功回收率是成正比的,越早與客戶接觸,與客戶開誠布公的溝通,被拖欠的機會越低。

4.定期探訪:如客戶到期付款,應按時上門收款,或電話催收;即使是過期一天,也應馬上追收,不應有等待的心理。

5.建立形象:客戶是需要教育的,一定要給予客戶一個正確的觀念:我們對所有欠款都是非常嚴肅的,是不能夠容忍被拖欠的。

6.服務精神:認同及理解客戶的困難和投訴,同時可以利用自身的優勢幫助客戶解決困難。

7.技巧訓練:追收欠款是需要技巧的,如:電話技巧、上門拜訪技巧;同時應了解客戶的經營狀況、財務狀況、個人背景等資料。


二、已被拖欠款項的處理方法

1.文件:檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備。

2.收集資料:要求客戶提供拖欠款項的原因,并收集資料以證明其正確性。

3.追討文件:建立帳款催收制度。根據情況發展的不同,建立三種不同程度的追討文件――預告、警告、律師信,按情況及時發出。

4.最后期限:要求客戶了解最后的期限以及其后果,讓客戶了解最后期限的含義。

5.行動升級:將欠款交予較高級的管理人員處理,將壓力提升。

6.假起訴:成立公司內部的法律部,以法律部的名義發出追討函件,警告容忍已經到最后期限。

7.調節:使用分期付款、罰息、停止數期等手段分期收回欠款。

8.要求協助:使用法律維護自己的利益。


三、對于呆/死帳的處理方法

1.折讓。

2.收回貨物。

3.處理抵押品。

4.尋求法律協助。

5.訴訟保全。


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